El contador de costos y el contador administrativo son
responsables por la generación de la información financiera requerida por la
empresa para la preparación de reportes internos y externos. Esto implica una
responsabilidad por la recopilación, el procesamiento y la elaboración de
reportes que habrán de ayudar a los administradores en la planeación, en el
control y en otras actividades de toma de decisiones.
Planeación
La formulación detallada de las acciones futuras para lograr
un fin en particular constituye la actividad administrativa denominada planeación.
Por lo tanto, la planeación requiere de la fijación de objetivos y de la
identificación de métodos para lograr esos objetivos. Una empresa puede tener
el objetivo de incrementar su rentabilidad a corto y a largo plazos, mediante el
mejoramiento de la calidad general de sus productos. Al mejorarla, la empresa
debe ser capaz de reducir el desperdicio y los reprocesamientos, disminuir el
número de quejas de los clientes y la cantidad de trabajos por garantías,
reducir los recursos que están siendo actualmente asignados a inspección, y así
sucesivamente, incrementando de tal modo la rentabilidad. Esto se logra
trabajando con los proveedores para mejorar la calidad de las materias primas que
se reciben, estableciendo círculos de calidad y estudiando los defectos para
investigar sus causas.
Control
El proceso de supervisar la implantación de un plan y de
tomar la acción correctiva a medida que ello sea necesario recibe el nombre de control.
El control se logra por lo general con el uso de una retroalimentación. La
retroalimentación es la información que se utiliza para evaluar o corregir los
pasos que se están tomando para llevar a cabo un plan. Con base en la retroalimentación,
un administrador puede decidir dejar que el proyecto continúe como está, tomar
una acción correctiva de algún tipo para volver a colocar las acciones en
armonía con el plan original o hacer una nueva planeación intermedia. La retroalimentación
es una faceta crítica de la función de control. Es aquí que la contabilidad desempeña
de nuevo un papel vital. Los reportes contables que proporcionan
retroalimentación mediante la comparación de los datos planeados
(presupuestados) con los datos reales reciben el nombre de reportes de
desempeño.
Mejora continua
En un ambiente dinámico, las empresas deben mejorar en forma
continua su desempeño para permanecer competitivas o para establecer una
ventaja competitiva. La mejora continua tiene como meta hacer las cosas mejor
de lo que se hacían antes y de hacerlas mejor que los competidores. Se ha
definido como “la búsqueda incesante de un mejoramiento en la entrega de valor
a los clientes”. En términos prácticos, la mejora continua significa el buscar
formas de incrementar la eficiencia general mediante la reducción de
desperdicios, el mejoramiento de la calidad y la reducción de los costos. La
administración de costos da apoyo a la mejora continua mediante el suministro
de información que ayuda a identificar las formas en las que se puede mejorar y
después reporta el progreso de los métodos que se han implantado. También juega
un papel importante para el desarrollo de sistemas de control firmes y en el
mantenimiento de cualquier mejora realizada.
Toma de decisiones
El proceso de elegir entre diversas alternativas se denomina toma
de decisiones. Las decisiones se pueden mejorar si se recaba información acerca
de las alternativas y si ésta se pone a disposición de los administradores. Uno
de los principales papeles del sistema de información contable es suministrar
información que facilite la toma de decisiones. Esta importante función impacta
tanto a la planeación como al control. Un administrador no puede planear sin tomar
decisiones. Los administradores deben elegir entre varios objetivos y métodos
para establecer el objetivo a lograr. Tan sólo se puede elegir uno de numerosos
planes mutuamente excluyentes. Podemos hacer comentarios similares acerca de la
función de control.
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